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信函格式(信函格式模板)

未知

   

    信函格式公文实际使用的时间很长,不过却一直不知道这种公文格式的官方名及具体格式规定。自从研读《党政机关公文格式》GB/9704-2012后,才有所了解。今天具体来说一说“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的公文文种。

    官方对信函格式的规定:


    发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

    发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

    如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

    第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    首页不显示页码。

    版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

    官方模板


    01发文机关标志位置不完全在页眉处,一部分占有版心的位置。

    发文机关标志不加“文件”二字,我们可以选择使用2号小标宋,对应的大小为22磅=7.76mm。因为发文机关机关标志距上页边30mm,所以发文机关标志有7mm在页眉内,0.76或更多位于版心处。

    02红色双线的高度

    粗红线我们按照标准公文的要求,使用1.5磅,细红线我们暂且使用0.75磅(1.5磅=0.53mm,0.75磅=0.26mm)。

    我们将两条红线的距离设置为0.1mm,则双横线的高度为约为1mm(0.53+0.26+0.1)。

    03

    公文第一个要素(份号、密级和保密期限或紧急程度)与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8,应该是4.94mm.

    3号汉字高度为5.64mm,然后乘以7/8应为4.94mm。

    04首页不添加页码

    05信函首页第二组红色双线(上细下粗),位于距下页边20mm,可推算出距版心下边缘为15mm.

    06结合正式公文和信函格式公文的规定,信函格式的版记部分是可完全省略的。

    正文模板


    (1)文号下空两行,居中写正文标题,公文大标题均设置为2号小标宋简体。一般为“XX单位关于XXX的函”或“关于XXX的函”。但要注意一种情况,国家党政机关公文中的《批复》,一般就是用信函的红头。但正文标题就要改成“关于XXX的批复”。

    (2)下空一行,左起顶格写主送机关,加冒号。

    (3)下一行,首行缩进2字符,开始写正文。发函,一般就是询问、协调、沟通、批复,或者是意见。通常可以是平行文、下行文,上行文通常更多使用请示或报告。信函的套路无非就是“有个事情想请你们帮忙”、“有个事情想问一下你们的意思”、“有个事情你看这样行不行”、“你们这个事情我们商量下来要这样办”。

    (4)正文结束,另起一行,加“此函”二字,或“特此函告”,或“望予以协调为谢”均可以。看你是请人办事还是给人批复,语气刚一点还是柔一点。

    (5)落款和其他正式公文一样,不会多说。有一点不同,标准的函,一般需要加上联系人和联系电话,方便接到信函的单位及时答复。标准格式为落款时间下一行(有些单位也会在中间空一行,问题不大),首行缩进2字符,用括号将联系人及电话括在其中,“(联系人:李小毛,联系电话010-123456789)”.

    (6)一般来说,函的格式中不用加版记,因为函就是信,一封信送一个人。当然如果你非要加版记,送多个单位,也可以,这个没有特别严格的规定。

    (7)页码,只有一页纸就不用页码了,有两页上需加页码,加页码在前面的文章中说到了,自行查看。

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