信函格式公文实际使用的时间很长，不过却一直不知道这种公文格式的官方名及具体格式规定。自从研读《党政机关公文格式》GB/9704-2012后，才有所了解。今天具体来说一说“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文文种。

    官方对信函格式的规定：

    发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

    发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

    如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

    第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

    首页不显示页码。

    版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

    官方模板

    01发文机关标志位置不完全在页眉处，一部分占有版心的位置。

    发文机关标志不加“文件”二字，我们可以选择使用2号小标宋，对应的大小为22磅=7.76mm。因为发文机关机关标志距上页边30mm,所以发文机关标志有7mm在页眉内，0.76或更多位于版心处。

    02红色双线的高度

    粗红线我们按照标准公文的要求，使用1.5磅，细红线我们暂且使用0.75磅（1.5磅=0.53mm，0.75磅=0.26mm）。

    我们将两条红线的距离设置为0.1mm,则双横线的高度为约为1mm（0.53+0.26+0.1）。

    03

    公文第一个要素（份号、密级和保密期限或紧急程度）与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8，应该是4.94mm.

    3号汉字高度为5.64mm，然后乘以7/8应为4.94mm。

    04首页不添加页码

    05信函首页第二组红色双线（上细下粗），位于距下页边20mm,可推算出距版心下边缘为15mm.

    06结合正式公文和信函格式公文的规定，信函格式的版记部分是可完全省略的。

    正文模板

    （1）文号下空两行，居中写正文标题，公文大标题均设置为2号小标宋简体。一般为“XX单位关于XXX的函”或“关于XXX的函”。但要注意一种情况，国家党政机关公文中的《批复》，一般就是用信函的红头。但正文标题就要改成“关于XXX的批复”。

    （2）下空一行，左起顶格写主送机关，加冒号。

    （3）下一行，首行缩进2字符，开始写正文。发函，一般就是询问、协调、沟通、批复，或者是意见。通常可以是平行文、下行文，上行文通常更多使用请示或报告。信函的套路无非就是“有个事情想请你们帮忙”、“有个事情想问一下你们的意思”、“有个事情你看这样行不行”、“你们这个事情我们商量下来要这样办”。

    （4）正文结束，另起一行，加“此函”二字，或“特此函告”，或“望予以协调为谢”均可以。看你是请人办事还是给人批复，语气刚一点还是柔一点。

    （5）落款和其他正式公文一样，不会多说。有一点不同，标准的函，一般需要加上联系人和联系电话，方便接到信函的单位及时答复。标准格式为落款时间下一行（有些单位也会在中间空一行，问题不大），首行缩进2字符，用括号将联系人及电话括在其中，“（联系人：李小毛，联系电话010-123456789）”.

    （6）一般来说，函的格式中不用加版记，因为函就是信，一封信送一个人。当然如果你非要加版记，送多个单位，也可以，这个没有特别严格的规定。

    （7）页码，只有一页纸就不用页码了，有两页上需加页码，加页码在前面的文章中说到了，自行查看。